Como escolher um programa de controle financeiro para sua empresa?

Quando você pesquisa por "qual o melhor gerenciador financeiro para pequenas empresas?", muitas vezes é levado a softwares que exigem das pessoas uma difícil adaptação a conceitos técnicos que não são o foco da sua atividade profissional.

CashPreview simplifica sua vida. Com ele, é possível às pessoas sem formação em contabilidade incluir, consultar e modificar informações necessárias para o controle das finanças da empresa de forma mais natural e clara.

No CashPreview, desde o início, você lidará com conceitos simples como os de contas onde o seu patrimônio reside e de motivos para saídas (pagamentos) e entradas (recebimentos), ou seja, os tipos de despesas e receitas comuns no seu negócio.

Para lançar um pagamento ou recebimento, você informará a conta de onde o dinheiro irá sair ou onde ele irá entrar, o tipo de pagamento ou recebimento, o valor e a data em que a operação se realizou ou irá se realizar. Isto é o básico para lançar uma movimentação, mas você poderá também informar o cliente ou fornecedor e um centro de custo ou lucro.

Baseando-se nas datas para realização das contas lançadas, o sistema projetará as alterações esperadas nos seus saldos. Assim, quando você extrair relatórios de extratos e outros, será mostrada a evolução das suas contas no período que você pesquisar.

Verificando pagamentos/recebimentos pendentes

Todos os dias, você poderá visualizar o que está vencendo ou já está vencido e tomar as providências que julgar necessárias. Poderá dar baixa de realizado, aguardar por uma definição deixando o lançamento pendente para baixa, ou mesmo fazer uma baixa parcial e lançar o saldo restante para uma data adiante. Também poderá excluir ou estornar o lançamento.

O programa oferece sempre para cada tipo de relatório o máximo de critérios possível num só lugar, assim você pode fazer a melhor filtragem e encontrar o que realmente lhe interessa com o mínimo de esforço.

Segurança

Suas informações poderão ser protegidas por meio de senhas dadas somente às pessoas autorizadas e você poderá instalar o programa numa rede local de computadores para que várias pessoas possam trabalhar compartilhando os dados da empresa.

No caso de precisar gerenciar as finanças de mais de uma empresa ou fazer o controle de contas pessoais de diferentes pessoas, você poderá criar arquivos de dados independentes e decidir em qual deles entrar na tela inicial do programa. Não há limites para o número de arquivos que você pode criar. Em cada arquivo, você poderá ter contas de usuários diferentes de modo que apenas os usuários autorizados poderão acessá-lo.

Além dos relatórios que o programa lhe oferece, você também poderá criar consultas para ir além deles, pois o CashPreview aceita consultas feitas na linguagem SQL, universalmente usada para acessar bancos de dados. No arquivo de ajuda do CashPreview, você encontrará um tópico explicando o básico desta linguagem e como usá-la dentro do programa para gerar novas consultas.

Agora, com o novo gerador de relatórios, você poderá criar relatórios instantâneos com liberdade total para extrair dos lançamentos as informações que bem quiser e filtrá-las de uma forma mais exata ainda.

Os cadastros básicos do CashPreview são:

Com estes cadastros, você poderá lançar suas previsões de pagamentos e recebimentos. Você poderá gerar relatórios de controle filtrando por conta de capital, por tipo de receita/despesa, centro de custo/lucro e cliente/fornecedor para qualquer período. Terá como avaliar as possibilidades de novos empreendimentos e também como identificar, pelo fluxo de caixa, o início de um período positivo ou negativo para as suas finanças em detalhes.

Você também pode usá-lo em Mac e máquinas com Linux. Para isto, baixe o programa gratuíto e bastante conhecido Virtual Box, que simula um ambiente Windows onde você poderá rodar o CashPreview e qualquer outro programa para Windows que desejar. Caso queira que ele funcione com se fosse um site e possa acessá-lo com celulares e tablets, há uma empresa que oferece o serviço chamado Frame, que lhe permite instalar o programa no servidor de núvem deles e acessá-lo de qualquer dispositivo em qualquer lugar que tenha conexão com a Internet.

Veja a seguir uma relação dos recursos e relatórios do Controle Financeiro CashPreview.

Contas a pagar e contas a receber

No cadastro das contas de capital (ou de patrimônio), você cria as contas onde o seu capital disponível reside (bancos, cartões, caixa, etc) e também contas de uso genérico como "Contas a receber" e "Contas a pagar" que você usa para armazenar créditos e débitos futuros. No cadastro dos tipos de receitas e despesas você cria as contas relativas aos gastos e recebimentos comuns ao seu ramo de atividade. Servem para indicar os tipos de movimentações do capital circulante pelas contas de capital.

Feitos os cadastros acima, você já poderá iniciar os lançamentos das suas previsões de entradas e saídas nas contas de capital escolhendo o tipo de receita ou despesa.

Clientes e fornecedores / Centros de custo e lucro

Além dos cadastros já citados, você ainda poderá cadastrar clientes e fornecedores e centros de custo/lucro. Estas informações opcionalmente poderão ser usadas no ato de fazer lançamentos de modo a tornar possível a extração de relatórios de gastos e recebimentos com base também nestes dados.

O cadastro de clientes e fornecedores permite controlar também o relacionamento com estes agentes mediante um histórico de comentários de relacionamento com eles e o cadastro de pessoas de contato nos clientes e fornecedores.

Fluxo de caixa, balanços, extratos e movimentações financeiras

Após fazer os lançamentos, você poderá ver tanto as projeções nos seus saldos do que ainda há por realizar como também ver o passado do que já se realizou para entender sua situação presente. Isto por meio de relatórios de balanços, extratos, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, pesquisas de saldos, movimentações financeiras e gráficos emitidos segundo múltiplas combinações de critérios.

Controle das baixas totais e parciais

O CashPreview lhe dá possibilidade de baixar os lançamentos das previsões como realizadas ou não-realizadas. Se uma previsão for informada como não-realizada, o CashPreview desconta o seu valor dos saldos afetados pela previsão.

Multi-empresa

Com o CashPreview, você pode controlar as finanças de diferentes empresas ou pessoas. Isto é feito com os dados separados em diferentes arquivos que você protege com senhas individuais e escolhe qual abrir já no início de uma sessão de uso do programa. Você poderá alternar de um arquivo para outro sem sair do sistema.

Orçamentos

Você poderá criar documentos de orçamento que, ao serem abertos como relatórios, mostrarão numérica e graficamente o que já foi lançado e o que já se realizou do valor previsto. Isto por tipos de receita/despesa ou por centros de custo/lucro. O período dos orçamentos pode ser considerado tanto como período de realização ou de referência (competência) dos lançamentos.

Uso em rede

CashPreview lhe dá também a possibilidade de executar o sistema em rede local com múltiplos usuários. Há dois tipos de usuários: administradores e comuns. Os usuários administradores têm permissões para todo tipo de operação no software, mas os usuários comuns podem ser criados com permissões restritas ao nível de cada conta de capital ou tipo de receita/despesa. Assim, você poderá ter usuários com acesso a determinadas contas para fazer lançamentos, baixas e consultas, e a outras apenas para fazer consultas.

Janelas com informações sincronizadas

As janelas do CashPreview seguem um modelo simples e fácil de usar, oferecendo-lhe a comodidade de poder abrir tantas janelas de pesquisa quantas você queira. Desta forma, você pode visualizar e comparar diferentes informações ao mesmo tempo. Quando você modifica uma informação em uma janela, ao ativar qualquer outra janela que tenha suas informações afetadas pela modificação, ela se atualizará automaticamente.

Pesquisas de lançamentos com múltiplos critérios combinados

Uma das vantagens do CashPreview sobre os seus concorrentes é que o usuário pode combinar vários critérios para suas pesquisas em uma única janela, dando-lhe mais praticidade para obter informações do que naqueles programas que exigem intermináveis buscas para chegar ao que se quer. E para usar o CashPreview, você também não precisa ter conhecimentos de contabilidade, pois tudo é muito intuitivo, fácil de ser aprendido e voltado para quem deseja gerenciar as finanças e não fazer escrituração contábil.

Software extensível

Além dos relatórios existentes no sistema, você ou um programador a seu serviço pode criar novas consultas aos dados usando a linguagem de consultas SQL. Algumas consultas de exemplo e bastante úteis são instaladas junto com o CashPreview e o resultado destas consultas pode ser exportado para o Excel. No arquivo de ajuda do CashPreview, há um tópico que o instrui sobre como usar a linguagem SQL.

Outro recurso incomum do CashPreview é um componente que pode ser usado por outros programas que queiram enviar informações para o banco de dados do CashPreview ou mesmo extrair informações para geração de novos relatórios e gráficos. Desta forma, você não fica dependendo do fabricante do software para ajustá-lo à alguma nova necessidade que surja.

Chega de planilhas financeiras no Excel

Muito melhor que uma planilha financeira feita no Excel, o CashPreview é um sistema de planejamento financeiro extensamente documentado, o que lhe dá todas as condições de aprender a operá-lo com segurança e até mesmo penetrar em detalhes sobre o modelo do seu banco de dados caso seja um desenvolvedor encarregado de estendê-lo. Temos um suporte gratuito no horário comercial para tirar suas dúvidas sobre o uso do programa pelo telefone (11) 3275-1229 ou pelo e-mail codelines@codelines.com.br .

Baixe já a versão shareware do CashPreview e conheça gratuitamente esta sistema que lhe dará segurança e agilidade nas decisões sobre suas contas a pagar e a receber.

O CashPreview vem sendo usado com sucesso como controle financeiro para escritórios de advocacia, escritórios de engenharia e arquitetura, imobiliárias, hotéis, pousadas, escolas, consultórios médicos, dentários, clínicas em geral, escritórios de consultoria, oficinas, buffets, profissionais autônomos e muito mais.

Erros comuns que se deve evitar no gerenciamento financeiro da sua empresa.

1 - Não registrar todos os gastos e recebimentos realizados.

É fundamental manter o controle até mesmo das mínimas despesas e receitas, porque os pequenos pagamentos podem fazer a diferença entre poder cumprir um compromisso ou não no final do mês. Sem falar que podem crescer aos poucos sem que se perceba a ponto de tornarem-se significativos permanentemente.

2 - Deixar de fazer o fluxo de caixa.

É importante saber quanto você recebe de dinheiro no dia-a-dia. Você deve saber de onde veio o dinheiro. Se das vendas, de aporte de investimentos, etc. E quanto saiu? As retiradas foram para pagamento de contas, para devoluções a clientes insatisfeitos ou para remuneração dos sócios? Se você não tem o controle destas informações, está na hora de controlar melhor o seu fluxo de caixa.

3 - Não ter um software de gerenciamento financeiro.

Ter os dados sobre o seu negócio acessíveis num só lugar e de onde se possa extrair múltiplas visões destas informações de modo resumido ou detalhado vai permitir que você possa antecipar o futuro das suas contas a pagar e a receber e analisar as movimentações financeiras do negócio ao longo do tempo.

4 - Não fixar valores que os sócios podem retirar como pró-labore.

Se os sócios retiram dinheiro do caixa da empresa de modo descontrolado, isto é meio caminho andado para comprometer o negócio e criar desavenças entre eles.

5 - Não separar despesas pessoais dos sócios das contas da empresa.

Esse é um erro dos mais comuns entre pequenos empresários. Muitos sócios costumam utilizar a conta da empresa para pagar despesas ou realizar aquisições para fins pessoais. Essa mistura é demasiado nociva para a companhia, pois distorce os custos fixos de qualquer pequena e média empresa.

6 - Não registrar corretamente as datas de competência e de realização das operações.

Quando se lança um pagamento ou recebimento, é importante informar a data a que se refere a operação (data de competência) além da data para a qual se espera que a realização se dê. Caso não se faça esta distinção e seja informada apenas a data de realização, não será possível, por exemplo, saber qual o volume de vendas realizadas num período, porque as vendas em um período poderão ter a realização dos seus recebimentos em datas fora deste período. No CashPreview, é possível extrair relatórios tanto por data de referência como por data de realização dos lançamentos. Isto permite que se tenha a exata ideia de como as vendas dentro de um período foram afetadas por uma promoção válida para aquele período, por exemplo.

7 - Ignorar os custos e as despesas relacionadas aos produtos

Não é simples calcular os preços dos produtos. Há muitos fatores externos e internos que determinam a formação dos preços. Ter conhecimento dos fatores externos leva algum tempo, porém os fatores internos estão ao seu alcance. Desconhecer os custos relacionados aos produtos, como o valor de produção ou aquisição, impostos, gastos com armazenagem e com transporte, é dar vantagem ao concorrente. Erros nos cálculos de preços devem ser corrigidos rapidamente.

8 - Errar na classificação das receitas e despesas

Antes de começar a controlar os pagamentos e recebimentos, é preciso identificar a visão mais interessante das movimentações financeiras. Isto varia conforme o tipo de negócio. Dependendo de como se deseja totalizar e subtotalizar os diferentes tipos de movimentações, é que se vai classificar estas movimentações para que os relatórios exibam os totais e subtotais de acordo com a estrutura de contas. É importante diferenciar as contas de agrupamento, que são as que servirão apenas para conter outras contas abaixo delas, das contas de lançamento, que são aquelas onde serão lançadas as movimentações. Uma vez definida uma conta para servir de agrupamento para outras, ela nunca deve receber lançamentos. Os lançamentos devem ser sempre feitos nas contas de lançamentos, aquelas que não conterão subcontas. Usando o software de controle financeiro, você poderá ter subtotalizações em cada nível da árvore de contas e ver como cada grupo de receita ou despesa está sendo afetado dentro do seu negócio.

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No gerenciamento financeiro do CashPreview é possível antecipar a visão do seu fluxo de caixa por diferentes critérios.

Programa de controle financeiro pessoal

O CashPreview também pode ser usado como controle financeiro pessoal por uma pessoa ou por toda a família sendo que cada membro pode ter seu próprio banco de dados, usuário e senha pessoal para entrar no seu arquivo de dados.

Controle financeiro pessoal grátis

Com os recursos gratuitos deste sistema, ele pode ser usado para controle pessoal gratuitamente após os 30 dias de experiência.

Controle financeiro empresarial

Como vimos acima, este sistema atende ao controle de micro, pequenas e até médias empresas.