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CashPreview 3.0 - Seu Parceiro Financeiro Inteligente
Dicas de uso do CashPreviewAbaixo, relacionamos algumas dicas para lidar com problemas comuns de controle de contas a pagar ou receber usando o CashPreview. Mais dicas podem ser encontradas em "Dúvidas comuns" . Antes, porém, seria útil lembrar aos leitores um pequeno conceito de contabilidade que é útil para o entendimento de algumas dicas de uso do programa. Uma conta, ao receber dinheiro fica devedora para a empresa daquele dinheiro que lhe foi entregue. Exemplo, ao depositar dinheiro numa conta bancária, a empresa tem o direito a sacar este dinheiro futuramente, o que significa que a conta bancária deve para a empresa. O mesmo vale para a conta Caixa ou qualquer outra conta de capital cadastrada no sistema. Por outro lado, se a conta ficar negativa após um lançamento de saída feito nela, isto significa que a empresa deve dinheiro para esta conta, pois foi extraído dela um capital além do que a empresa tinha direito. Portanto, quando uma conta está positiva, a empresa tem créditos com ela, quando está negativa, a empresa deve para ela. No exemplo a seguir, quando a conta Funcionários estiver negativa numa determinada data será sinal que a empresa deve aos funcionários aquela quantia naquela data. Quando a empresa retira dinheiro do banco para pagar os salários e o transfere para a conta Funcionários, o negativo é anulado, significando que o débito da empresa com os funcionários foi zerado. Se a empresa faz um adiantamento a um funcionário transferindo dinheiro da conta bancária para a conta do funcionário, ela adquire crédito junto a ele, crédito este que abaterá a dívida da empresa para com o funcionário na data do seu pagamento mensal. Como controlar os pagamentos feitos e devidos a funcionários? Uma forma de fazer este controle é criar uma conta "Funcionários" no cadastro de contas de capital. Abaixo desta conta, cadastre cada funcionário como uma subconta. Lance todas as previsões de pagamentos de salários a cada funcionário para os meses em que os salários provavelmente ficarão fixos (antes dos dissídios) usando o recurso de lançamentos com repetições na janela de lançamentos. Lance estas previsões como saídas nas contas de cada funcionário. Feito isto, as contas dos funcionários ficarão com saldo negativo nas datas do pagamento mensal. Isto significará que os funcionários têm direitos a receber da empresa nesta data. À medida que forem feitos lançamentos de adiantamentos e outros pagamentos aos funcionários, estes lançamentos devem ser feitos na forma de transferências da conta banco ou caixa de onde sair o pagamento para a conta do funcionário recebedor. Estas entradas nas contas dos funcionários irão projetando um saldo negativo menor para o dia do pagamento final, ou seja, os créditos que os funcionários têm com a empresa para este dia. Na data do pagamento final, o saldo da conta de cada funcionário indicará o quanto este funcionário ainda tem a receber da empresa. Feito o pagamento final pela transferência deste valor da conta banco ou caixa para a conta do funcionário, a conta ficará com o saldo zerado para o início de um novo mês. Como controlar créditos a receber de convênios com empresas de cartões? A mesma técnica acima se aplica a estes casos. Criando uma conta de capital para cada convênio, você pode ir lançando as vendas recebidas por cartão nestas contas. Isto irá projetando no seu saldo global um patrimônio que você tem na forma de créditos. Sempre que receber uma antecipação da empresa do convênio, você poderá lançar uma transferência como saída da conta convênio para a sua conta banco. Isto irá abater aquele valor do seu crédito com o convênio e realizar este crédito na forma de capital líquido na conta banco. Não esqueça de lançar qualquer taxa cobrada na operação como saída simples da conta convênio. Na data em que o convênio faz o pagamento final dos seus créditos, o que você tem de positivo no saldo da conta convênio descontada a taxa do convênio é o que você deve receber. No ato do recebimento, o valor da taxa deve ser lançado como saída simples da conta convênio e o saldo restante deve ser transferido da conta convênio para a conta banco zerando a conta convênio para o início de um novo mês. Não quero que meus lançamentos futuros afetem meus saldos antes de eu baixá-los. Como resolvo isto? O CashPreview assume otimisticamente que os lançamentos se realizarão e os projeta nos saldos a partir da data de vencimento mesmo antes de serem baixados. No entanto, é possível usar um artifício para evitar que os lançamentos passem a afetar os saldos projetados. A solução é lançar todas as previsões para pagamentos e recebimentos em contas de capital genéricas criadas para pagamentos e recebimentos, exemplo: "Contas a pagar" e "Contas a receber". Após fazer os lançamentos, extraia um relatório de contas de capital selecionando apenas estas duas contas, informe o período da data atual até a data de vencimento máxima dos lançamentos recém feitos e opte por não exibir estornos nem baixados como não-realizados. Feito isto, baixe todos os pendentes para baixa como não-realizados. Eles ficarão lançados, porém sem efeito nos saldos das contas e no saldo global. A cada dia, extraia um extrato de contas de capital apenas para estas duas contas e remova a baixa daquilo que estiver sendo pago ou recebido no dia. Altere então a conta de capital do lançamento para a conta efetivamente usada para o pagamento ou recebimento e baixe-o como realizado para que passe a ser computado no saldo daquela conta e no saldo global. Como imprimir os relatórios para um arquivo? Há um programa chamado PDFCreator que você pode baixar daqui que instala uma impressora virtual no seu sistema. Quando quiser transformar qualquer relatório num arquivo PDF, basta direcionar a impressão para esta nova impressora que uma janela se abrirá para que você dê um nome ao arquivo do relatório e escolha a pasta em que deseja salvá-lo. Isto é útil quando se deseja enviar um relatório para alguém por e-mail e também oferece novos recursos de visualização tais como zoom. Como faço para lançar uma previsão de pagamento de conta quando não sei por que meio vou efetuar o pagamento? Você pode criar uma conta de capital fictícia para usar nestes casos e, depois, quando for dar a baixa de realização no lançamento, basta selecioná-lo e clicar no botão "Alterar" na janela de baixas para alterar para a conta de capital que foi efetivamente usada no pagamento. Tenho vários projetos diferentes que faço para um mesmo cliente e preciso lançar gastos e recebimentos relativos a cada um identificando o cliente e o projeto. Como fazer? O CashPreview não tem um cadastro à parte para cadastrar atendimentos aos clientes, mas você pode usar de um artifício. No cadastro de clientes, caso não necessite usar o campo "filial", você poderá cadastrar o nome do cliente e depois usar o nome da filial para identificar o projeto. Quando for fazer um lançamento, na lista de clientes exibida pela janela de lançamentos, você verá os clientes ordenados pelo nome e depois pela filial. Como o campo filial estará sendo usado para identificar o projeto, basta selecionar o item da lista que corresponde ao projeto para que o lançamento fique atrelado a ele. Quando quiser extrair relatórios de qualquer tipo relativos a um determinado projeto de um cliente, bastará selecionar na lista de clientes o(s) projeto(s) que lhe interessar(em), pois na janela de critérios para geração de relatórios, os clientes serão relacionados e ordenados por nome e depois por filial (no caso, o projeto). Como faço para trabalhar com o programa em rede e com múltiplos usuários acessando os mesmos dados? Para usar o programa em rede, escolha uma pasta que conterá o arquivo do banco de dados no micro servidor e compartilhe esta pasta na rede para leitura e gravação. Proceda da seguinte forma:
Dependendo da versão de Windows, o procedimento pode ser um pouco diferente. Após compartilhar, nas demais máquinas, instale o CashPreview normalmente, não crie atalhos para o executável no servidor, pois o programa usa a pasta local do programa para algumas tarefas de criação de arquivos temporários. Feitas as tarefas acima, em cada máquina cliente, na janela de login do CashPreview (onde se informa usuário e senha), clique no botão "Localizar" e navegue na rede até a pasta do servidor em que se encontra o banco de dados a ser compartilhado. Informe o arquivo e ele ficará memorizado numa lista de login para não ser necessário repetir este procedimento das próximas vezes. Feito isto, você pode excluir aquele banco de dados vazio que é instalado por padrão em cada máquina cliente para não ocorrer de alguém entrar acidentalmente num banco de dados vazio. Apenas não faça isto na máquina servidora, pois você poderia estar deletando o seu arquivo com dados.
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